Иерархическая структура работ в реализации проектов: что это такое и как ее использовать

Иерархическая структура работ (ИСР) — это способ организации процесса выполнения работ, при котором задачи и подзадачи группируются и организуются в виде древовидной структуры, где каждая задача является подзадачей для более крупной задачи.

Такая структура позволяет лучше организовать работу, определить ее цели и подзадачи, распределить ответственность между исполнителями и контролировать прогресс выполнения проекта.

На вершине иерархии находится крупная задача, которая далее делится на подзадачи, каждая из которых тоже может делиться на подзадачи. Таким образом, каждая задача в структуре имеет родительскую задач и дочерние задачи

Иерархическая структура работ может быть представлена в виде диаграммы Ганта или WBS (Work Breakdown Structure). Диаграмма Ганта показывает расписание задач и прогресс выполнения проекта, а WBS представляет собой иерархическую декомпозицию проекта на более мелкие задачи и подзадачи.

Какие бывают типы иерархических структур работ

Существует несколько типов иерархических структур работ, которые применяются для организации процесса выполнения задач. Вот некоторые из них:

1. Иерархия проекта. Это наиболее распространенный тип иерархической структуры работ, который используется для организации и управления проектами. В этой структуре верхний уровень представлен проектом в целом. Она делится на более мелкие части, такие как фазы, этапы, задачи и подзадачи.
2. Иерархия продукта. Этот тип иерархической структуры работ используют для организации производства продукта. Такая структура представляет собой древовидную структуру, где каждый уровень отображает определенный аспект продукта, например, компоненты, сборки и системы.
3. Иерархия процессов. Эта структура применяется для организации бизнес-процессов и управления процессами в организации. Она представляет собой древовидную структуру, где каждый уровень отображает определенный бизнес-процесс, например, управление проектами, персоналом или производством.
4. Иерархия задач. Этот тип иерархической структуры работ используется для организации задач и управления ими в рамках проекта или бизнес-процесса.  Эта структура представляет собой древовидную структуру, где каждый уровень отображает определенную задачу, которая может быть разбита на подзадачи.
5. Иерархия функций. Эта структура используется для организации и управления функциями и подразделениями в организации. Она представляет собой древовидную структуру, где каждый уровень отображает определенную функцию или подразделение, которое может быть разбито на части.

Иерархия проекта

Иерархия проекта — это иерархическая структура работ, которая применяется для организации проектов и управления ими. Она представляет собой древовидную структуру, в которой каждый уровень описывает определенный аспект проекта, начиная с целей и заканчивая задачами.

Иерархия проекта может включать в себя несколько уровней в зависимости от размера и сложности проекта. Вот некоторые из распространенных уровней в иерархии проекта:

1. Проект в целом. Верхний уровень иерархии проекта, описывает цели и целевую аудиторию проекта. На этом уровне должны быть определены критерии успеха и ключевые показатели.
2. Фазы проекта. Представляет большие этапы работы по достижению целей проекта. Обычно фазы определяются на основе конечных результатов, которые необходимо достичь в рамках каждой фазы. Примерами фаз могут быть исследовательские работы, разработка, тестирование и релиз проекта.
3. Этапы проекта. На этом уровне определяются этапы выполнения работ в рамках каждой фазы. Каждый этап может включать несколько задач и подзадач, которые необходимо выполнить для достижения целей этого этапа. Например, в рамках этапа разработки могут быть такие задачи, как анализ требований, проектирование, кодирование и тестирование.
4. Задачи. Этот уровень описывает задачи и подзадачи, которые необходимо выполнить для достижения целей каждого этапа. Задачи могут быть разбиты на мелкие подзадачи.

Каждый уровень иерархии проекта имеет свойство наследования, то есть каждая задача имеет родительскую задачу и дочерние подзадачи.

1. Уровень “Проект в целом”

Это верхний уровень иерархии, который определяет цели и общую стратегию проекта. На этом уровне определяются следующие вопросы:

1. Цель проекта. Основная цель, которую нужно достичь в рамках проекта. Цель должна быть ясной, конкретной и измеримой. Например, целью может быть разработка нового продукта, улучшение бизнес-процессов или увеличение доходов компании.
2. Целевая аудитория. Группа людей или организаций, которые будут использовать или получать преимущества от продукта или услуги, создаваемой в рамках проекта. Например, целевой аудиторией могут быть потребители продукта или сотрудники компании.
3. Критерии успеха. Набор параметров, которые определяют успешность проекта. Они должны быть измеримыми и конкретными. Например, это могут быть сроки выполнения проекта, качество продукта, количество продаж или уровень удовлетворенности клиентов.
4. Ключевые показатели производительности. Параметры для измерения эффективности проекта в рамках каждой фазы и этапа. Ключевые показатели эффективности должны быть измеримыми и учитывать критерии успеха проекта. Например, ключевыми показателями эффективности могут быть бюджет проекта, время выполнения задач и количество ошибок.
5. Стратегия проекта. Общий план действий по достижению цели проекта. Она должна быть проработана на основе анализа рисков, бюджета, ресурсов и сроков выполнения проекта. Стратегия может включать такие элементы, как планирование, управление рисками и управление качеством.

Уровень “Проект в целом” — это основа для развития иерархии проекта, поэтому очень важно тщательно определить все основные параметры на этом уровне.

2. Уровень “Фазы проекта”

Этот уровень описывает основные фазы выполнения проекта. Каждая фаза характеризуется определенными целями, задачами и результатами. Разбиение проекта на фазы позволяет эффективнее управлять проектом, учитывая ресурсы, бюджет, сроки и риски.

На уровне “Фазы проекта” определяются следующие параметры:

1. Описание фазы. Каждая фаза должна быть четко описана, должны быть определены ее цели, задачи и результаты. Описание фазы должно включать информацию о ее продолжительности, сроках начала и окончания, а также об ожидаемом результате.
2. Входные данные. Информация, которая требуется для начала работы над фазой. Входными данными, как правило, являются результаты предыдущей фазы, анализ рисков и возможностей, а также текущее состояние проекта.
3. Выходные данные. Результаты работы над фазой. Каждая фаза должна иметь конкретные и измеримые результаты. Например, на этом уровне может быть определено, что результатом первой фазы будет создание технического задания на разработку продукта.
4. Ресурсы. Это необходимые для выполнения фазы ресурсы, такие как люди, оборудование и материалы. На этом уровне должно быть определено, какие ресурсы требуются для каждой фазы, и как они будут использоваться.
5. Риски. Потенциальные проблемы, которые могут возникнуть в рамках фазы. На этом уровне определяются риски и их возможное воздействие на выполнение фазы и проект в целом. Также определяются меры по управлению рисками.
6. Управление изменениями. Процесс управления изменениями в проекте. На этом уровне определяются процедуры по управлению изменениями в рамках каждой фазы.
7. Оценка эффективности. Процесс оценки эффективности каждой фазы и проекта в целом. На этом уровне определяются ключевые показатели эффективности для каждой фазы и методы их измерения.

3. Уровень “Этапы проекта”

Этот уровень представляет собой разбиение фаз на этапы, которые требуют определенных действий и ресурсов для достижения целей фазы.

На уровне “Этапы проекта” определяются следующие параметры:

1. Описание этапа. Каждый этап должен быть описан с учетом его особенностей, целей и результатов. Описание этапа может включать в себя информацию о том, какие задачи должны быть выполнены на этом этапе, кто их будет выполнять и какие ресурсы будут использоваться.
2. Входные данные. Могут включать информацию о том, какие задачи были выполнены на предыдущих этапах, а также о текущем состоянии проекта. На основе этих данных можно определить, какие действия и ресурсы потребуются для выполнения этапа.
3. Выходные данные. Результаты работы на этом этапе. Например, на этом уровне может быть определено, что результатом этапа будет утвержденный план разработки продукта.
4. Ресурсы. Могут включать в себя информацию о том, какие ресурсы будут использоваться на каждом этапе, сколько времени будет затрачено на каждую задачу, какие потребуются материалы и оборудование.
5. Риски. Риски на уровне “Этапы проекта” могут быть связаны с отдельными задачами, которые нужно выполнить на этом этапе, или с взаимодействием различных задач на этом этапе. На этом уровне определяются риски и их возможное воздействие на выполнение этапа и проект в целом. Также определяются меры по управлению рисками.
6. Управление изменениями. Может включать в себя процедуры по управлению изменениями в рамках каждого этапа. Например, можно определить процесс утверждения изменений и механизм контроля их выполнения.
7. Оценка выполнения этапа. Позволяет проверить, были ли выполнены все задачи и цели этапа в соответствии с требованиями. Она может проводиться в форме регулярных обзоров или промежуточных резюме по ходу выполнения этапа.

4. Уровень “Задачи”

На этом уровне каждая задача проекта описывается подробно. Он может включать несколько вложенных уровней, что позволяет точнее определить требуемые действия и достичь результатов.

На уровне “Задачи” определяются следующие параметры:

1. Название задачи. Краткое описание того, что необходимо сделать.
2. Описание задачи. Подробное описание того, что должно быть выполнено, включая критерии успешного выполнения.
3. Даты начала и окончания. Когда задача должна начаться и закончиться.
4. Бюджет. Стоимость выполнения задачи, включая затраты на материалы, оборудование, услуги и трудовые ресурсы.
5. Ответственный. Человек или группа людей, ответственных за выполнение задачи.
6. Зависимости. Связи между задачами, которые определяют порядок выполнения работ. Зависимости могут быть физическими (например, одна задача не может начаться, пока не завершится другая) или логическими (например, одна задача может начаться только после того, как другая достигнет определенного прогресса).
7. Ресурсы. Это ресурсы для выполнения задачи, такие как люди, инструменты и материалы.
8. Оценка рисков. Это оценка рисков, связанных с выполнением задачи, и планы по управлению этими рисками.
9. Статус. Текущее состояние задачи (выполняется, остановлена или завершена).
10. Примечания. Дополнительная информация, которая может быть полезной при выполнении задачи, например, дополнительные требования или данные для связи с ответственным лицом.

Какие принципы построения иерархической структуры работ

При построении иерархической структуры работ рекомендуется придерживаться следующих принципов:

1. Разбиение задач. Каждая задача должна быть разбита на подзадачи, чтобы улучшить понимание составляющих ее частей и облегчить ее выполнение.
2. Использование иерархической структуры. Задачи должны быть организованы в иерархическую структуру, где каждый уровень является более детальный, чем предыдущий.
3. Использование единой методологии. Использование единой методологии помогает сделать структуру последовательной и понятной для всех членов команды.
4. Учет всех задач. Иерархическая структура должна включать все задачи, необходимые для успешного выполнения проекта, даже если они не очевидны на первый взгляд.
5. Нумерация элементов. Каждый элемент иерархической структуры должен иметь уникальный номер, чтобы облегчить идентификацию и управление задачами.
6. Определение зависимостей. Необходимо определить зависимости между задачами, чтобы оценить время выполнения проекта и корректно планировать его выполнение.
7. Учет ресурсов. Необходимо учитывать ресурсы для выполнения каждой задачи: человеческие, финансовые и технические.
8. Определение ответственных за задачи. Для каждой задачи должен быть определен член команды, который будет отвечать за ее выполнение.

При соблюдении этих принципов построение иерархической структуры работ становится эффективнее и позволяет более точно планировать и контролировать проект.

Какие бывают виды представления иерархической структуры работ

Существуют следующие виды представления иерархической структуры работ (ИСР):

1. Древовидная диаграмма (Work Breakdown Structure, WBS) — самый распространенный тип представления ИСР. На этой диаграмме каждая задача разбивается на подзадачи, и таким образом создается древовидная структура.
2. Сетевая диаграмма — отображает зависимости между задачами. В сетевой диаграмме задачи представлены в виде узлов, а зависимости между ними — в виде стрелок.
3. Диаграмма Ганта — используется для отображения план-графика проекта. На этой диаграмме каждая задача представлена в виде горизонтальной полосы, которая соответствует продолжительности задачи и расположена на временной оси.
4. Матрица ответственности (RACI) — таблица, которая показывает, кто ответственен за выполнение каждой задачи в проекте. В матрице RACI каждая задача представлена в виде строки, а каждый участник проекта — в виде столбца. В ячейках матрицы указывается, какая роль ответственна за выполнение каждой задачи.

Каждый вид представления иерархической структуры работ имеет свои преимущества и недостатки, а выбор типа зависит от специфики проекта и потребностей команды.

Чем пользуются для построения ИСР и работы с ней

Для создания иерархической структуры работ и работы с ней используют следующие инструменты и решения:

1. ПО для управления проектами (Microsoft Project, Trello, Asana, Jira, Basecamp, Wrike). Эти программы предоставляют возможность строить ИСР, назначать ответственных, устанавливать сроки, управлять ресурсами и отслеживать прогресс выполнения задач.
2. Электронные таблицы (Excel, Google Sheets). Применяются для создания иерархических структур работ и управления данными, связанными с проектом, такими как бюджет, даты и ответственные.
3. Графические инструменты (MindMap, Lucidchart, XMind). Они позволяют создавать диаграммы, которые отображают связи между задачами и уровнями иерархии.
4. Системы управления проектами (Agile, Waterfall, Scrum). Определяют подходы к управлению проектами и могут использоваться для построения ИСР и определения дат, бюджета, ответственных и других параметров.
5. Коммуникационные инструменты (Slack, Zoom, Skype). Применяются для коммуникации членов команды и участников проекта, обмена информацией и координации работ.
6. Технологии документооборота (SharePoint, Google Drive, Dropbox). Позволяют хранить документы по проекту и обмениваться ими, такие как план-графики проекта и отчеты о прогрессе.

Как построить иерархическую структуру работ

Создание иерархической структуры работ (ИСР) — важный шаг в планировании проекта и управления им. Для построения этой структуры выполните следующее:

1. Определите цели проекта, которые необходимо достигнуть в рамках проекта. Это поможет определить основные этапы проекта и понять, какие задачи необходимо выполнить.
2. Разбейте проект на фазы, чтобы определить общие этапы для достижения целей проекта.
3. Определите этапы проекта для выполнения каждой фазы.
4. Разбейте каждый этап на задачи. Эти задачи должны быть ясно определены, описаны и связаны с соответствующим этапом.
5. Определите зависимости между задачами, чтобы понять, как выполнение одной задачи может влиять на выполнение другой.
6. Определите ресурсы для каждой задачи, включая персонал, инструменты, оборудование и бюджет.
7. Организуйте задачи в иерархическую структуру, где каждый уровень соответствует определенному уровню вложенности. Например, каждая задача может быть вложена в соответствующий этап, а каждый этап — в соответствующую фазу.
8. Назначьте ответственных за каждую задачу, чтобы контролировать и отслеживать выполнения работ.
9. Установите сроки для каждой задачи, чтобы выполнить проект в установленный срок.
10. Проверяйте и корректируйте ИСР в процессе выполнения проекта, учитывая изменения в условиях, сроках и ресурсах.

Примеры применения ИСР

Пример. 1 Разработка программного обеспечения

Давайте рассмотрим пример применения ИСР для разработки программного приложения.

Шаг 1: Определение цели проекта

• Определить цели, которые должно решать приложение. Например, создать программу для автоматизации бизнес-процессов.

Шаг 2: Разработка общей иерархической структуры проекта

• Создать ИСР проекта с учетом всех этапов и задач. Например, создание пользовательского интерфейса, создание базы данных, тестирование и отладка.

Шаг 3: Создание списка задач

• Составить список задач для каждого этапа проекта. Например, для создания пользовательского интерфейса задачи могут включать в себя разработку макетов, выбор цветовой схемы и разработку дизайна элементов управления.

Шаг 4: Распределение ресурсов

• Определить ресурсы для каждой задачи и назначить их задачам. Например, назначить программистов на разработку базы данных и тестирование.

Шаг 5: Установление сроков выполнения задач

• Определить сроки, в которые каждая задача должна быть выполнена, и создать план-график работ. Например, установить, что задачи по созданию пользовательского интерфейса должны быть выполнены за две недели.

Шаг 6: Назначение ответственных

• Назначить ответственных лиц для каждой задачи. Например, назначить ведущего программиста ответственным за создание базы данных.

Шаг 7: Мониторинг и контроль выполнения проекта

• Отслеживать выполнение каждой задачи и корректировать план по мере необходимости. Например, если выполнение задачи задерживается, то необходимо перераспределить ресурсы или изменить срок выполнения.

Шаг 8: Оценка результатов

• Оценить результаты выполнения каждой задачи и общий результат проекта. Например, проверить, соответствует ли созданный пользовательский интерфейс требованиям заказчика.

Шаг 9: Завершение проекта

• Представить Готовый проект заказчику и выполнить все необходимые действия для его завершения. Например, предоставить заказчику инструкцию по установке и использованию программного приложения.

Пример 2. Маркетинговый проект

Рассмотрим применение ИСР для маркетингового проекта. Это может включать следующие шаги:

1. Создание проектной команды и определение ролей каждого участника.
2. Определение целевой аудитории и исследование рынка.
3. Разработка маркетинговой стратегии на основе полученных данных.
4. Разработка маркетингового плана с учетом бюджета проекта и выбранных стратегий.
5. Создание план-графика работ и распределение задач между участниками команды.
6. Разработка контента и материалов для реализации маркетинговой стратегии, таких как рекламные баннеры, пресс-релизы и статьи.
7. Запуск маркетинговой кампании и отслеживание результатов.
8. Анализ результатов кампании и корректировка стратегии по необходимости.

Каждый из этих шагов можно дополнительно разбить на подзадачи. Это поможет детальнее планировать процесс и контролировать выполнение работ. Например, на шаге 3 можно выделить следующие подзадачи:

3.1. Анализ рынка — включает исследование конкурентов, анализ спроса и тенденций рынка.

3.2. Определение уникального предложения — на основе анализа рынка и конкурентов.

3.3. Определение целевой аудитории — на основе полученных данных из анализа рынка.

3.4. Разработка позиционирования бренда — на основе уникального предложения и целевой аудитории.

3.5. Разработка маркетинговых стратегий — на основе полученных данных из предыдущих подзадач.

Таким образом ИСР позволяет точно определить задачи и их последовательность. Это повышает эффективность управления проектом.

10 советов по использованию ИСР при реализации проектов

Пользуйтесь советами по применению иерархии структуры работ (ИСР) при реализации проектов:

1. При определении ИСР убедитесь, что она соответствует целям проекта и его общей стратегии.
2. Разработайте ИСР с учетом всех составляющих проекта, чтобы не пропустить важные детали.
3. При определении задач в ИСР убедитесь, что каждая задача имеет цель и измерима.
4. Используйте шаблоны ИСР, чтобы упростить процесс построения структуры и сделать его более эффективным.
5. Не забывайте обновлять ИСР на протяжении всего проекта в соответствии с изменениями и новыми требованиями.
6. Обеспечьте четкое понимание каждой задачи в ИСР и ее места в контексте всего проекта.
7. При разработке ИСР учитывайте ограничения по времени, бюджету и другим ресурсам.
8. Используйте специальные инструменты для управления ИСР, такие как диаграммы Ганта и ПО для управления проектами.
9. Не забывайте о взаимодействии между задачами и компонентами в ИСР, чтобы минимизировать риски и обеспечить правильное взаимодействие между всеми частями проекта.
10. Научите всех участников проекта использовать ИСР и наладьте регулярную коммуникацию между ними, чтобы обеспечить эффективное управление проектом.

Заключение

Иерархическая структура работ представляет собой эффективный инструмент как для планирования и организации проектов, так и для управления ими. Она помогает разбить проект на части, установить зависимости и связи между задачами, а также упорядочить выполнение работ.

При использовании иерархической структуры работ следуйте таким принципам, как определение четкой иерархии задач, длительности и зависимостей задач, а также назначение ответственных за выполнение каждой задачи.

Существует множество инструментов и решений для работы с ИСР, таких как ПО для управления проектами, таблицы Excel и диаграммы Ганта. Выберите наиболее подходящий инструмент для своих потребностей и научитесь им правильно пользоваться.

Применение ИСР позволяет сократить риски и повысить эффективность проектов. Это важный фактор в достижении успеха в любой сфере деятельности.